- 相關(guān)推薦
公司合同歸檔辦法介紹
一、公司合同按內(nèi)容共分為三類
1、工程合同，合同編號：南鋒房(工)合200X-XXX號
包括：規(guī)劃、設(shè)計、勘察、監(jiān)理、造價咨詢、建筑、安裝、裝飾、市政、材料采購、甲方付款乙 方收貨的三方合同、設(shè)備購買及安裝、室外環(huán)境的設(shè)計、施工合同
2、宣傳合同，合同編號：南鋒房(宣)合200X-XXX號
包括：戶外廣告牌制安、媒介廣告設(shè)計、制作、宣傳品設(shè)計、印刷合同
3、行政合同，合同編號：南鋒房(行)合200X-XXX號
包括：土地合同、辦公用房租憑合同、員工勞動合同、借款協(xié)議等
二、合同接收程序
合同經(jīng)辦人將完整的合同（包括合同會簽審批單及合同）存檔時，應(yīng)在檔案接收登記本上登記并 簽字，注明：合同名稱、存檔日期、數(shù)量。一般情況下，存檔合同應(yīng)為正副本各一份。
三、合同存檔程序
合同交接后，首先對合同進行分類、蓋上合同編號章及正、副本章。然后將正本合同掃描做成PDF電子文件存儲在相應(yīng)的檔案室電腦的“合同”文件夾內(nèi)，同時將合同信息登記在“合同”文件夾內(nèi)對應(yīng)的excel格式的“合同目錄”上，并將合同編號與PDF格式的文件進行超級鏈接。第三，將正本合同存放在獨立的牛皮紙檔案盒內(nèi)，按編號先后順序收存于檔案室鐵皮柜里。
四、合同補充協(xié)議接收、存檔程序
由于合同變更而產(chǎn)生補充協(xié)議時，接收程序同上。存檔時，要將合同補充協(xié)議編號為：南鋒房(X)合200X-XXX號—補充協(xié)議1（當合同多次變更時，補充協(xié)議的編號順應(yīng)為南鋒房(X)合200X-XXX號—補充協(xié)議2，……）。補充協(xié)議要與原合同一起保存在同一個檔案盒內(nèi)。PDF格式的補充協(xié)議要與原合同的PDF文件進行合并，同時更新Exce格式的“合同目錄”中“合同總額”等相關(guān)信息，并在備注欄說明：有補充協(xié)議，日期：XX年X月X日。
五、《付款審批表》和《入庫單》存檔程序
合同的《付款付款審批表》第一聯(lián)（白色）和《入庫單》（白色）應(yīng)存在檔案室，接收程序同上，并保存在該份合同的檔案盒內(nèi)。PDF格式文件要與原合同PDF格式文件進行合并。同時更新Excel格式的“合同目錄”中“已付款”等相關(guān)信息。
六、副本合同向財務(wù)部移交程序
副本合同在檔案室蓋章編號后，應(yīng)由檔案室交財務(wù)部保管，雙方交接合同時要在《檔案移交登記 本》上簽字確認，包括：合同名稱、移交時間、移交數(shù)量、移交人和接收人簽字�！稒n案移交登記 本》保存在檔案室鐵皮柜內(nèi)。同樣，財務(wù)部也應(yīng)要求副本合同移交人在財務(wù)部的《檔案接收登記 本》上簽字確認。
七、為確保電子版的合同安全，每月5日、25日要將檔案室的電子版合同文件夾備份到移動硬盤上，移動硬盤保存在檔案室鐵皮柜內(nèi)。移動硬盤不能外借。
八、本管理辦法由行政部負責解釋。
【公司合同歸檔辦法介紹】相關(guān)文章：
公司合同歸檔管理流程08-05
文件歸檔的手續(xù)07-13
保險集團公司管理辦法-辦法07-11
保險集團公司管理辦法-辦法05-06
保險公司收購合并管理辦法-辦法07-10
公司投資管理辦法08-10
公司銷售管理辦法08-22
信托投資公司管理辦法-辦法06-09
歸檔的外企面試常見問題07-13