關(guān)于試論辦公自動化的發(fā)展趨勢及策略論文

　　隨著社會和時代的發(fā)展進步，傳統(tǒng)依靠人工對資料進行搜集、整理和分析的手段已經(jīng)不能滿足信息量不斷膨脹的社會需求，同時，能夠在短時間內(nèi)提高工作效率和工作質(zhì)量的辦公方法被人們迫切需求，在這種條件下，辦公自動化（OA）應運而生，并且已經(jīng)成為現(xiàn)今人們辦公過程中必不可少的辦公工具。

　　1.辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀

　　辦公自動化早在20世紀70年代就被人們所關(guān)心，許多應用計算機技術(shù)的公司都相繼推出自己的自動化辦公產(chǎn)品，一度將人們所期盼的“無紙化辦公”推向高潮，但是，到今天為止，辦公自動化也沒有真正發(fā)展起來并取得人們所預期的成就，導致這種現(xiàn)象產(chǎn)生的不僅僅是外部的客觀條件，也是我們自己主觀上對辦公自動化理解產(chǎn)生誤區(qū)。這些主觀和客觀的不成熟主要表現(xiàn)在以下方面：1、應用辦公自動化工具的人員一般只在自己的計算機上進行獨立操作，對工具的應用也僅局限于對一些簡單的表格和文字的處理，網(wǎng)絡(luò)通常只用來進行一些簡單的郵件傳輸。2、現(xiàn)在應用的軟件功能過于單一，即使是已經(jīng)成熟的辦公自動化軟件，仍然還以表格和文字的處理為主，開發(fā)軟件時，并未將客戶在業(yè)務(wù)等方面的實際需求結(jié)合進去。3、在宣傳辦公自動化時，對其功能的宣傳過于片面，過于強調(diào)其辦公過程“自動化”，使人們在實際運用中過于依賴其自動化和智能化。4、傳統(tǒng)的手工辦公方式已經(jīng)在我國運行幾十年，一時間引入自動化辦公系統(tǒng)必然引起人們的不適應，也會對正在運行的辦公體制產(chǎn)生影響，甚至會影響部分上級領(lǐng)導與員工之間的關(guān)系，妨礙自動化辦公的應用。5、使用辦公自動化軟件的客戶沒有良好的計算機基礎(chǔ)。6、辦公自動化軟件的安全性有待考究。

　　2.辦公自動化的發(fā)展趨勢

　　辦公自動化應該會向數(shù)字化辦公發(fā)展，即在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成幾乎所有的辦公內(nèi)容。就我國目前計算機技術(shù)發(fā)展狀況來看，我國互聯(lián)網(wǎng)、安全技術(shù)和軟件理論的發(fā)展都有很大可能可以達到數(shù)字化辦公的要求。全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公必然會使現(xiàn)有的辦公管理體制發(fā)生變革，并且員工的工作習慣和工作方式也需要很長時間改變并適應新的環(huán)境，雖然有諸多問題，但是全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公仍然是勢在必行。

　　辦公自動化自進入我國以來發(fā)展十分迅猛，隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化也從最初的漢字輸入、字處理、查詢檢索和排版編輯等簡單的單機應用逐漸發(fā)展為現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)辦公，通過網(wǎng)絡(luò)將單項辦公變成一個大范圍的辦公系統(tǒng)，再通過計算機遠程網(wǎng)絡(luò)將多個大范圍的辦公系統(tǒng)連成一個更大范圍的辦公系統(tǒng)。在企業(yè)中建立內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)已經(jīng)是發(fā)展辦公自動化的必然趨勢�，F(xiàn)代的辦公自動化運用多媒體技術(shù)，加強辦公自動化軟件自身的圖形、文字、語音等的處理能力，使之更大的滿足了市場對辦公自動化的辦公需求，擴大了處理辦公信息的范圍，提高了處理辦公信息的能力。由此看出，多媒體技術(shù)也是辦公自動化發(fā)展的一個必然趨勢。

　　傳統(tǒng)的辦公自動化重在強調(diào)對文檔數(shù)據(jù)的處理和統(tǒng)計，日常工作也主要是一些文件的收發(fā)等，缺乏對協(xié)作型工作的處理能力，服務(wù)對象也以單一的文檔數(shù)據(jù)為主，這些條件決定了傳統(tǒng)辦公自動化的自動化潛力不能被有效地開發(fā)和利用。新一代辦公自動化的發(fā)展是以知識化管理為核心的現(xiàn)代辦公自動化，隨著社會信息量的不斷增多，企業(yè)需要更多的了解外部信息，并不斷對企業(yè)自身的內(nèi)部知識進行積累，在外部信息和內(nèi)部知識之間不斷找出優(yōu)勢和不足，是企業(yè)內(nèi)部的知識不斷得到提升。辦公自動化的價值不應該僅僅是辦公計算機化，而是要將知識融入到辦公自動化中，將知識管理和辦公自動化很好的結(jié)合起來，讓新一代的辦公自動化為企業(yè)各個階層提供更好更高效的工作模式。

　　現(xiàn)代的辦公自動化已經(jīng)早已不是以前的簡單文檔處理和單純行政事務(wù)了，現(xiàn)代辦公自動化的使命是通過提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量來提高企業(yè)在市場中的核心競爭力。知識管理是以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)知識人才、傳遞和利用知識為目的的系統(tǒng)工程，它可以幫助企業(yè)解決知識的共享和再利用問題。知識管理可以在合適的時間給正確的人傳遞正確知識，幫助人們采取適當?shù)男袆�，以避免錯誤和工作的重復。知識管理可以幫助企業(yè)搜集和管理散布在企業(yè)各個系統(tǒng)中的信息和人們頭腦中的知識。因此，知識是未來辦公自動化的核心系統(tǒng)，知識管理是辦公自動化的基礎(chǔ)技術(shù)。

　　3.辦公自動化存在的問題

　　辦公自動化在我國的發(fā)展過程中雖然取得了不少的成績，但與此同時也產(chǎn)生了諸多問題，例如投資大但效果不明顯、工作人員水平低、軟件投入少、硬件投入多、重復建設(shè)多以及模擬手工作業(yè)增加管理負擔等。當前運用辦公自動化的工作人員的計算機知識十分缺乏，對計算機硬件及操作系統(tǒng)的了解就更加匱乏，這就導致了員工工作效率的低下，此外，因為對系統(tǒng)知識的缺乏就間接造成系統(tǒng)管理工作者工作量的增多。進算計技術(shù)的發(fā)展日新月異，軟硬件的升級也逐步加快，這就意味著企業(yè)在后期為辦公自動化的升級要付出不少成本。

　　這些問題的產(chǎn)生主要有以下幾方面的原因：1、未能全面深入的理解辦公自動化。將辦公自動化的意義僅僅理解為自動化、智能化的先進辦公設(shè)備，借此提高工作效率。然而，辦公自動化的主要目的則是通過實現(xiàn)辦公自動化來提高管理層的決策效能。2、對辦公自動化的基礎(chǔ)不重視。辦公自動化是以管理和信息積累為基礎(chǔ)的，辦公自動化必需依賴這兩個基礎(chǔ)發(fā)展，沒有這兩個基礎(chǔ)，辦公自動化的發(fā)展就不切實際。3、技術(shù)條件制約。沒有技術(shù)條件的支持，辦公自動化的發(fā)展就顯得十分無力。

　　4.辦公自動化的發(fā)展策略

　　根據(jù)我國目前辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展中存在的問題，為了讓辦公自動化更好更快的發(fā)展，提出以下策略：1、組織實施方面。由傳統(tǒng)工業(yè)項目的管理體制向產(chǎn)品化、專業(yè)化的實施體制進行轉(zhuǎn)變。2、技術(shù)選向方面。緊跟世界的發(fā)展趨勢，選擇與社會接軌、標準化程度高、開放程度好的技術(shù)，自主開發(fā)關(guān)鍵的應用技術(shù)。3、系統(tǒng)設(shè)計方面。根據(jù)我國辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀，在企業(yè)已經(jīng)運用的辦公自動化軟件的基礎(chǔ)上以快速原型法為主。4、實施方面。實施原則遵守統(tǒng)一規(guī)范和分布實施。5、設(shè)計思想方面。以用戶的實際需求為主，將用戶在辦公中的實際需求結(jié)合到軟件設(shè)計中。6、實現(xiàn)方法方面。以采用復雜適用系統(tǒng)理論代替結(jié)構(gòu)化設(shè)計。采用復雜適用系統(tǒng)理論即從一般的業(yè)務(wù)需求中抽象提取出關(guān)鍵的復雜適應系統(tǒng)，這種系統(tǒng)能夠適應環(huán)境變化，隨著系統(tǒng)使用時間的增加，可利用的價值也隨之積累。

　　5.結(jié)束語

　　辦公自動化從最初到今天的發(fā)展，已經(jīng)從傳統(tǒng)的簡單文檔處理發(fā)展到為整個企業(yè)提供信息交換的重要平臺，辦公自動化的作用和意義向前邁進了一大步。將來，辦公自動化的程度也會隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和市場需求的增長而進一步提高，因此，企業(yè)必須不斷引進新設(shè)備，學習新技術(shù)、新手段和新方法，不斷提高自身辦公自動化的程度和水平，從而提高個人的辦公效率、企業(yè)的管理水平和核心競爭力。