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關于企業(yè)財務檔案管理信息化存在的問題及對策分析
企業(yè)財務檔案管理信息化存在的問題及對策分析
一、財務檔案管理信息化的特點
在電算化會計環(huán)境下，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄處理；對憑證的制作、審核、匯總、登帳、確認均由計算機自動完成打印輸出，借貸平衡等工作也由計算機自動完成，同時可以根據(jù)需要生成各種會計報表，提高了財務人員的工作效率，也避免了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。在保存方式上，保存介質(zhì)是“磁盤”，磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空問，也使數(shù)據(jù)存取方便，同時通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外，還要進行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性，需要對磁盤進行備份工作。
二、企業(yè)財務檔案管理中的現(xiàn)狀
企業(yè)財務檔案管理的目的主要有兩個。第一，是為了保證財務檔案信息的安全和完整。第二，是為了能夠更好地使用財務檔案，為財務管理活動提供便利。根據(jù)當前的一些法律規(guī)定，除了一些經(jīng)濟監(jiān)督部門有權(quán)調(diào)用財務檔案之外，企業(yè)財務檔案一般不得外借和查閱，如果說非要外借或查閱，則需要經(jīng)過企業(yè)負責人批準，并按照管理規(guī)定辦理相關手續(xù)，才能提供財務檔案的查閱和復制。即便是企業(yè)內(nèi)部人員查閱財務檔案也要經(jīng)過檔案保管部門負責人的同意和批準，并辦理相應的登記手續(xù)，涉及企業(yè)經(jīng)營管理秘密的還要經(jīng)過企業(yè)負責人的批準，且只能查閱，不能復制和外借，沒有權(quán)限的管理人員是不能接觸涉密財務檔案的。但是很多企業(yè)在具體執(zhí)行的過程中卻沒有這樣嚴格要求，幾乎所有的管理人員都能輕而易舉的借閱到財務管理檔案，給企業(yè)的財務管理和經(jīng)營管理留下了很多安全隱患。而一些企業(yè)在財務檔案管理上將財務檔案與其它檔案混合在一起管理，沒有將財務檔案進行專門的分類管理，在使用過程中查找財務檔案比較麻煩，導致財務檔案不能為企業(yè)經(jīng)營管理和財務管理提供檔案服務。
三、企業(yè)財務檔案管理信息化問題的對策建議
1.提高認識，不斷完善財務檔案管理制度。企業(yè)財務檔案管理中的問題，很大程度是企業(yè)的負責人和財務檔案管理者缺乏對財務檔案管理最基本的認識導致的。因此，在今后的發(fā)展過程中企業(yè)應該組織財務檔案管理相關人員加強學習，提高對財務檔案管理重要性的認識。企業(yè)要不斷完善財務檔案管理制度，制定完善的財務檔案管理規(guī)定，結(jié)合企業(yè)自身的財務管理狀況，健全和完善企業(yè)財務檔案管理控制程序和業(yè)務操作規(guī)范，明確財務檔案管理人員及其責任，以及違反財務檔案管理制度的處罰，完善財務檔案管理設施，突出程序規(guī)范及責任，為全面實施財務檔案管理信息化制度創(chuàng)造良好的條件。
2.強化責任，大力提高財務檔案管理制度的執(zhí)行力。良好的財務檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業(yè)財務檔案管理具體工作當中才能發(fā)揮其作用，才能體現(xiàn)出制度規(guī)范對財務管理工作及企業(yè)經(jīng)營管理的價值。應該在制度中明確監(jiān)督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規(guī)定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業(yè)的財務檔案管理規(guī)定。
3.規(guī)范程序，嚴格執(zhí)行財務檔案安全管理和使用規(guī)定。在財務檔案管理工作當中，企業(yè)既要保證財務檔案信息的安全和完整，又要為企業(yè)經(jīng)營和財務管理活動提供服務和支持。由于財務檔案包含著企業(yè)經(jīng)營管理的很多信息，一些信息涉及到企業(yè)經(jīng)營管理中的商業(yè)秘密，從維護企業(yè)根本利益的角度來講，除相關經(jīng)濟監(jiān)督部門的檢查和工作需要之外，一律不準外借，即便是相關經(jīng)濟監(jiān)督部門的檢查或工作需要，也要經(jīng)過企業(yè)負責人的批準。
4.搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)。檔案信息的數(shù)字化是整檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都建立在此基礎之上。實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化、信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務工作基地。必須建立企業(yè)財務檔案數(shù)據(jù)庫，可以按企業(yè)財務檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫，如按標準制度原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手數(shù)據(jù)的錄入，將本單位的財務檔資料及時錄入電腦。
5.搞好財務檔案信息網(wǎng)絡建設，提高檔案使用效率。檔案的最大價值在于利用，檔案管理信息化的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息絡，保證檔案信息的完整性。同時也可以實行聯(lián)機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。
6.搞好財務檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設。做到定量分析與定性分析相結(jié)合，科學管理使用檔案財務檔案信息，通過采集整理和網(wǎng)絡傳輸，必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟數(shù)學等為手段，建立決策支持系統(tǒng)。最大限度地提高財務保障的決策水平。
四、結(jié)論
總之，企業(yè)財務檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，在財務檔案管理工作當中，企業(yè)應該不斷完善財務檔案管理制度，并嚴格貫徹到管理實踐當中，不斷提高信息化水平，真正發(fā)揮其在企業(yè)經(jīng)營管理中的重要作用。
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