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Access數(shù)據(jù)庫打印功能的設(shè)置
Access數(shù)據(jù)庫處理功能十分強(qiáng)大，但在打印設(shè)置功能上卻不及Word，所以我們可以請出Word來美化設(shè)置和打印Access數(shù)據(jù)表格。首先，在Access打開源數(shù)據(jù)庫，做完排序等數(shù)據(jù)處理后，在“導(dǎo)航”窗格中，選擇包含待導(dǎo)出數(shù)據(jù)的對象。接下來根據(jù)所用Access版本不同，介紹后續(xù)不同操作。
一、Access2003表格
在“工具”菜單中，指向“Office鏈接”→“用Microsoft Office Word發(fā)布”(如圖1)，系統(tǒng)將自動生成一個Word RTF格式的文件，并自動打開這個文件的Word編輯窗口。
二、Access2007表格
單擊“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，在“導(dǎo)出”組中，單擊“Word”(如圖2)。只有在數(shù)據(jù)庫打開時(shí)，才能使用“導(dǎo)出”命令。
在“導(dǎo)出向?qū)А敝�，指定目�?biāo)文件的名稱;如果你想在導(dǎo)出操作完成之后查看Word文檔，請選中“完成導(dǎo)出操作后打開目標(biāo)文件”復(fù)選框;如果在開始導(dǎo)出操作之前選擇了要導(dǎo)出的記錄，可以選中“僅導(dǎo)出所選記錄”復(fù)選框(如圖3)。不過，如果想導(dǎo)出視圖中的所有記錄，請保持該復(fù)選框處于清空狀態(tài)。如果沒有選擇記錄，此復(fù)選框會顯示為不可用狀態(tài)。設(shè)置完畢，單擊“確定”按鈕。
無論是哪一個Access版本，當(dāng)同名的.rtf文件已經(jīng)存在，會彈出是否替換已有文件的對話框，提示你單擊“是”以覆蓋該文件(如圖4)。單擊“否”可更改目標(biāo)文件的名稱�，F(xiàn)在，在Word編輯窗口，就已經(jīng)是由Access數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換而成的表格了。這時(shí)，你可以對這個表格的字體、邊框、底紋等進(jìn)一步進(jìn)行設(shè)置，然后在Word中打印輸出就萬事大吉了。
三、注意事項(xiàng)
當(dāng)你使用“導(dǎo)出向?qū)А睂?dǎo)出對象時(shí)，Access會在一個Word RTF格式文件(*.rtf)中創(chuàng)建該對象數(shù)據(jù)的副本。對于表、查詢和窗體，可見字段和記錄在Word文檔中會顯示為表格�！皩�(dǎo)出向?qū)А笔冀K會導(dǎo)出帶格式的數(shù)據(jù)。這就意味著只有在對象或視圖中能看到的字段和記錄會連同顯示格式設(shè)置一起導(dǎo)出。因篩選器設(shè)置而隱藏的列和記錄不會被導(dǎo)出。對于報(bào)表，報(bào)表布局也會在導(dǎo)出時(shí)被保留，以試圖使Word文檔與報(bào)表盡可能相似。
Access數(shù)據(jù)庫發(fā)布或?qū)С鰹閃ord表格前，請檢查源數(shù)據(jù)，確保其中不包含錯誤指示符(綠色三角形)或#Num這樣的錯誤值。在將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Word之前，一定要先解決錯誤問題，否則，你會發(fā)現(xiàn)這樣的值被替換為Null值。
如果目標(biāo)Word文檔存在并且是打開的，請?jiān)诶^續(xù)操作之前先關(guān)閉它。不能向現(xiàn)有的Word文檔追加數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)庫中，如果你只想導(dǎo)出表、查詢或窗體的一部分，請打開該對象，然后只選擇需要的記錄。
當(dāng)你從Access導(dǎo)出到Word文檔時(shí)，數(shù)據(jù)始終會導(dǎo)出到一個新Word文檔中。如果你希望數(shù)據(jù)插入到一個現(xiàn)有的Word文檔中，則必須將該數(shù)據(jù)從Access導(dǎo)出到一個新Word文檔，然后將數(shù)據(jù)從這個新 Word 文檔復(fù)制并粘貼到現(xiàn)有的文檔中。或者，你也可以從Access表、查詢、窗體或報(bào)表中直接復(fù)制行，然后將它們粘貼到現(xiàn)有的文檔中。
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